Conheça (e evite!) os erros mais comuns na hora de usar o e-mail da empresa

Utilize o correio eletrônico corporativo de forma mais eficaz, evitando a perda de tempo, o excesso de mensagens na sua caixa de entrada e os equívocos que podem comprometer a sua imagem e a da organização

Você chega no trabalho, liga o computador, abre a caixa de mensagens e sente que o tempo começa a escorrer por seus dedos: há centenas de e-mails, muitos deles irrelevantes, fora de sua área de atuação ou simplesmente respostas como “Ok”. Há também mensagens “clonadas”, encaminhadas com o mesmo assunto e reenviadas duas, três vezes por pessoas diferentes; há anúncios, comunicados dispersos de outros departamentos, piadinhas. Você reprime a crítica aos colegas, afinal, você também já deve ter enviado alguma mensagem inadequada ou da qual se arrependeu, por distração. Uma coisa você pode ter certeza: esta não é a maneira correta de usar o e-mail corporativo.

Saiba a seguir como utilizar o e-mail da empresa de forma mais eficaz e quais erros deve evitar, para preservar a sua imagem e a da organização.

“O e-mail é hoje utilizado acima de tudo como documento”, enfatiza Izabela Muniz, especialista em Recursos Humanos e diretora de Operações da Staff Recursos Humanos em Tecnologia da Informação. Segundo ela, as mensagens eletrônicas servem para “formalizar uma conversa ao vivo ou por telefone, um acordo, um alinhamento de reunião”, de forma que evite equívocos de comunicação ou de interpretação. Mais especificamente, o e-mail é “para a formalização escrita do que foi falado”, resume a especialista.

Entre os erros mais comuns cometidos por funcionários quando usam o e-mail corporativo, Izabela aponta os seguintes:

• informalidade na comunicação;
• erros de português;
• cópias de mensagens para pessoas inadequadas ao tema;
• tratar de questões particulares por meio do correio eletrônico da empresa.

“Quanto mais formal for a comunicação feita por e-mail corporativo, melhor”, afirma a consultora. Ou seja, o que for informal, fica para ser falado via telefone ou fisicamente. Mais ainda: evite terminar sua mensagem com cumprimentos efusivos: “Você não está falando com um amigo, mas com pessoas de seu ambiente de trabalho”.

Veja a seguir algumas dicas para evitar erros e tornar sua comunicação via e-mail corporativo mais eficaz e adequada ao trabalho, conforme instruções da executiva da Staff Recursos Humanos em Tecnologia da Informação:

• Priorize a linguagem formal. Não significa que você deva falar por versos parnasianos: basta ser direto e empregar um tom mais impessoal, adequado ao que deve ser comunicado. Assuntos corporativos devem ser tratados de forma séria. Deixe para usar a informalidade na sua comunicação pessoal, em mensagens particulares de seu próprio endereço de e-mail.

• Evite enviar “abraços” e “beijos”. Ao terminar sua mensagem, conclua com termos mais formais, como “atenciosamente” ou “cordialmente”. Você não vai pecar por ser formal, mas o contrário é possível.

• Observe para quem você está enviado o e-mail. Evite enviar o que está ainda em debate a gerentes e também pessoas de setores que nada têm a ver com o assunto ou que estão envolvidas apenas de forma indireta com o tema tratado: você vai fazê-las perder tempo. A dica aqui é enviar somente a formalização final do que foi discutido e decidido a pessoas secundárias e supervisores.

• Não envie mensagens particulares pelo e-mail da empresa. Se você precisa tratar de algo pessoal, use o seu endereço próprio. Esta simples prática preserva a sua imagem perante a empresa e não compromete, por sua vez, a imagem da empresa perante terceiros.

• Use um corretor ortográfico de sua ferramenta de e-mail ou de editor de texto. “Erros de digitação são relevados, mas os de português, não”, avisa Izabela.

• Responda a mensagem de quem lhe enviou alguma questão via e-mail, e não ao grupo inteiro de colegas.

• Parece óbvio, mas, se você está pensando em trocar de emprego, envie seu currículo pelo seu e-mail pessoal, jamais pelo da empresa para qual está trabalhando no momento.

Origens do e-mailO correio eletrônico é uma forma de comunicação disseminada devido à rapidez e ao custo baixo. Foi inventado pelo programador de computadores Ray Tomlison, em 1971, à época de implantação da Arpanet – a “mãe” da internet. Ele desenvolveu o envio, o recebimento e a leitura de uma mensagem entre dois computadores. Para diferenciar o nome do usuário no computador em que trabalhava, escolheu o símbolo de arroba – @ – que, em inglês, significa at (em tal lugar). A ideia de usar esse símbolo foi em razão de seu pouco uso e, assim, não se confundia com outras instruções dadas aos computadores.